Über vostel.de
vostel.de ist ein Sozialunternehmen aus Berlin, das seit 2015 Menschen mit gemeinnützigen Organisationen verbindet, um ehrenamtliches Engagement zu fördern. Was mit zwei Studentinnen und einer einfachen WordPress-Seite begann, ist heute ein ca. 20-köpfiges Team mit einer wachsenden Community aus Freiwilligen, gemeinnützigen Organisationen und engagierten Unternehmen.
Jede*r sollte die Möglichkeit haben, sich für eine gerechte und nachhaltige Welt engagieren zu können – unabhängig von Zeit, Wohnort, Sprachkenntnissen und Fähigkeiten.
Die Zielgruppe von vostel.de ist vielfältig:
- Freiwillige: Eine diverse Gemeinschaft aus Locals, Expats, Austauschstudierenden, Menschen mit Fluchterfahrung und vielen mehr, wobei die Kernzielgruppe zwischen 18 und 34 Jahren alt ist.
- Gemeinnützige Organisationen: Von großen Trägern über klassische Vereine bis hin zu kleinen Initiativen.
- Unternehmen: Von urbanen Start-ups über KMU im ländlichen Raum bis hin zu traditionsreichen Konzernen, die Corporate Volunteering anbieten möchten.
Die Herausforderung
Mit wachsendem Erfolg und einem expandierenden Team hat vostel.de die Notwendigkeit eines zentralen Ortes für die Ablage- und Verarbeitung von Informationen erkannt. Das Team hatte u.a. die folgenden Anforderungen an ein solches System:
- Hosting in Deutschland
- Zusammenarbeit durch mehrere Teammitglieder ermöglichen
- Vermeidung von Datenverlusten oder Inkonsistenzen
- Revisionssicherheit der Daten durch nachvollziehbare Änderungshistorie
- Effiziente Such- und Filtermöglichkeiten
- Unternehmensspezifisches Wording
- Skalierbare Lösung für weiteres Wachstum als Zukunftsperspektive
Der Lösungsansatz mit Pathleader
Nach einer gründlichen Bedarfsanalyse entschied sich vostel.de für eine Zusammenarbeit mit Pathleader. Die Organisation wählte das Custom-Paket mit Priority Plus Support, um ihre spezifischen Anforderungen optimal abzudecken.
Implementierte Module
- Zentrale Erfassung aller Partnerorganisationen und deren Kontaktpersonen
- Strukturierte Datenspeicherung mit umfassenden Metadaten
- Leistungsstarke Such- und Filterfunktionen
- Übersichtliche Nachverfolgung von Kommunikation
- Erinnerungsfunktionen und Notizen
- Integrierte Versionierung und Änderungshistorie
- Corporate Volunteering Management
- Erfassung von interessierten Organisationen
- Unterstützung bei der Akquise von neuen Organisationen
Der Implementierungsprozess
Die Umsetzung erfolgte in einem strukturierten, transparenten Prozess über 9 Wochen:
- Anforderungsanalyse: Detaillierte Bestandsaufnahme der aktuellen Prozesse und gewünschten Funktionen inklusive Workshop vor Ort
- Konzeptionierung: Entwicklung einer maßgeschneiderten Lösung auf Basis der Pathleader Plattform
- Konfiguration: Entwicklung- und Anpassung der Module an die spezifischen Bedürfnisse von vostel.de
- Datenmigration: Bereinigung und Überführung der bestehenden Daten in die neue Struktur
- Go-Live: Produktivschaltung mit enger Begleitung
- Nachbetreuung und Zukunftsperspektive: Regelmäßige Check-ins zur kontinuierlichen Optimierung des Systems
Besonders hervorzuheben ist die enge Zusammenarbeit zwischen Lars von Pathleader und den Verantwortlichen bei vostel.de, Rebekka (Corporate Volunteering) und Ruben (Community- & Qualifizierungsmanagement), die als interne Stakeholder den Digitalisierungsprozess eng begleiten und verantworten.
Die Art und Weise, wie Lars uns mit seinem breiten Fachwissen in Digitalisierung und Softwareentwicklung unterstützt, ist achtsam und pragmatisch zielführend. Wir haben mit Pathleader nun einen Rahmen, in dem wir gemeinsam neue digitale Ideen umsetzen können und dabei jederzeit mit Expertise abgeholt werden.
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Rebekka Hesse
Corporate Volunteering, vostel.de
Die Ergebnisse
Die Implementierung der Pathleader-Lösung brachte für vostel.de zahlreiche Verbesserungen:
- Zentrale Datenquelle: Alle Informationen sind nun an einem Ort verfügbar und für alle relevanten Teammitglieder zugänglich
- Verbesserte Zusammenarbeit: Mehrere Personen können gleichzeitig an den Daten arbeiten
- Transparente Prozesse: Klare Nachvollziehbarkeit aller Änderungen und Aktivitäten
- Effizienzsteigerung: Deutlich reduzierter Zeitaufwand für Informationssuche und -verwaltung
- Fehlerreduktion: Minimierung von Datenverlusten und Inkonsistenzen
- Skalierbarkeit: Zukunftssichere Lösung, die mit dem Team mitwachsen kann
Ausblick
Die Zusammenarbeit zwischen vostel.de und Pathleader ist auf eine langfristige Partnerschaft angelegt. In regelmäßigen Check-ins werden kontinuierliche Verbesserungen und Weiterentwicklungen besprochen und umgesetzt. Die flexible Plattform ermöglicht es, das System schrittweise um weitere Funktionen zu ergänzen und an die wachsenden Bedürfnisse des Sozialunternehmens anzupassen.
Die erste Phase der Zusammenarbeit hat eine solide digitale Grundlage für vostel.de geschaffen, auf der nun aufgebaut werden kann, um das Engagement für eine gerechtere- und nachhaltigere Welt noch effektiver zu fördern.
Die Pathleader Digitalisierungsplattform vereinfacht genau die Prozesse, die für uns in der ersten Umsetzung am Wichtigsten waren, und das in einem modernen vostel.de-gebrandeten Design. Wir freuen uns bereits auf die nächsten Check-ins und die Weiterentwicklung des Systems.
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Ruben Stern
Community- & Qualifizierungsmanagement, vostel.de
Sind Sie ebenfalls eine gemeinnützige Organisation und stehen vor ähnlichen Herausforderungen? Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch. Wir beraten Sie gerne zu den Möglichkeiten, Ihre Prozesse durch maßgeschneiderte Digitalisierung zu optimieren.
